Internet itu bukan hanya Facebook dan Twiteer, itu yang selalu kami gembar gemborkan ketika kami men-sosialisasika tentang ‘Internet Sehat dan Aman’ bersama IDKita Kompasiana. Internet juga bukan hanya game online, atau googling untuk mencari sesuatu yang kita butuhkan, yang pastinya sesuatu yang positif. Internet juga bukan sekedar email atra divisi atau antar teman, mitra kerja bahkan antar atasan kita. 

Dan internet bukan hanya sekedar untuk ‘cuci mata’ dan berleha2  untuk mencari inspirasi dan menulis di Kompasiana …..

1001 macam kegunaan internet. Baik positif bahkan negatif untuk ‘mengendalikan hidup seseorang’ dalam black-mail atau teror. Dan sebenarnya sudah banyak sekali yang aku tahu tentang fungsi2 internet untuk berbagai aktifitasku yang positif. Tetapi ketika minggu lalu aku ikut untuk melihat presentasi sebuah peruahaan dari Singapore tentang ke-efektifan dalam ‘mengendalikan dokumen proyek’ melalui interet, aku benar2 berdecak kagum ……

Sebuah perusahaan dari Australia menciptakan konsep untuk mengatur dokumen secara online, ‘Online Project Collaboration and Dokument Management’, begitu  fokusnya. Konsep ini baru diperkenalkan tahun 2000-an dan sudah menyebar ke seluruh dunia walau yang aku tahu lewat perusahaannya di Singapore, kliennya memang belum banyak. Tercatat klien2 beberapa dari Inggris, Amerika serta lebih banyak dari Australia dan Asia. Dan yang aku dengar kemarin, proyek MRT Jakarta menggunakan jasa ini untuk mengendalika proyek lewat internet.

***

Sebuah proyek artinya mempunyai dokumen ( gambar2 serta surat2 ), komunikasi serta proses bisnis nya sendiri, dan ini harus diatur dan di manage dalam 1 keputusa dan ke-konsisten-an sebagai puncak pimpinan. Apalagi sebuah mega proyek konstruksi, seperti tempat aku bekerja sekarang ini.

Document Management

Dalam sebuah mega proyek konstruksi, yang sangat ‘krusial’ adalah gambar. Apalagi ribuan gambar dri puluhan konsultan yang harus diselaraskan untuk mencapai titik tujuan. Misalnya, konsultan A dengan gambar A dan konsultan B dengan gambar B, tetapi belum tentu gambar A dan B sama, karena prsepsi masing2 konsultan bisa berbeda. Apalagi untuk puluhan konsultan dan ribuan gambar! 

Tidak heran kami puding tujuh keliling untuk mengkoordinasikan gambar2 trsebut dari konsultan arsitektur, struktur ME ( ada listrik, plumbing, AC, lampu, dan sebagainya ), landscape dan sebagainya.

Dengan ribuan gambar, kita harus ‘menumpuk’ gambar tersebut menjadi satu sebagai gambar ’super-impose’. Semua partisipan proyek harus ikut serta dalam ‘menumpuk’ gambar2 tersebut, sehingga terjadi ‘central platform’

-          Meng-upload di gambar lewat program tersebut dan mendistribusikannya dengan semua ukuran, dan diirim kemanapun ke seluruh dunia!

-          Me-manage revisi gambar, dan langsung dikirim ke semua partisipan proyek, TANPA terlewat dan TANPA ada yang bisa mangkir!

-          Semua partisipan bisa mencari gambar2 yang dibutuhkan secara ‘maya’ ( lewat internet ) dan semuanya bisa saja sebagai gambar tanpa kerta ( paperless ).

Project communication

Komunikasi dalah sangat pnting, apalagi untuk mega proyek kontruksi. Bersamaan  dengan dokumen gambar, kita bisa berkomunikasi lewat chatting atau conference dan kita bisa langsung merevisi gambar2 masing2 sampai diputuskan, gambarnya bisa langsung dikirikm ke masing2 partisipan, dari atasan bahkan sampai supervisor yang mempunyai selular phone.

Memang semua partisipan bisa mencari gambar di dunia ‘maya’ ini, tetapi jika kita harus menyimpan gambaar untuk ‘confidential’, para atasan dari masing2 partisipan bisa ‘mengunci’ gambar tersebut dan hanya beberapa atasan yang mempunyai passwordnya.

-          Langsung terkirim lewat inbox khusus dengan hasil ‘meeting maya’ lewat conference.

-          Progrs gambar sampai ke lapangan langsung bisa diterapkan.

-          Semuanya sesuai dan semuanya tidak akan terlambat!

Process management

Proses manajemen pun akan bisa beralan dengan lebih baik. Dengan membuat dari E-Tender, E-Management sampai E-Supervision, semuanya terfokus lewat sebuah seluler phone yang terhubung dengan internet! Masing2 partisipan mempunya ID khusus, dan kita bisa ‘melanglang proyek’ seperti aku berada di holding manajemen yang harus over-view melihat banyak proyk tanpa harus ke lapangan. Dan ini semua dari dan ke seluruh dunia!

Semuanya pun bisa langsung membat laporan2 progress lapangan dan lasung di inbox khusus untuk masing2 atasan mereka.

Konsepnya jelas, solusiya juga sangat jelas.

-          Semua partisipan mendapat informasi tanpa terkecuali, kecuali memang tiak kkuta inginkan ( misalnya infomasi ini hanya untuk atasan dan bawahan belum bisa untuk melihat gambar2 tersebut ).

-          Semua partisipan bisa menggunakan karena sangat mudah! Hanya memencet2 tombol 9seperi Facebook ),semuanya bisa melakukannya. Bahkan revisi gambar pun bisa tidak harus memakai Auto CAD, tetapi ada program khusus di manajemen ini. Jadi, seperti aku yang jadul dalam menggunakan gambar komputer, aku akan tidak kesulitan lagi untuk merevisi gambar2.

-          Semua partisipan bisa mengambil keuntungan karena semuanya berjalan secara online dan terus ‘ongoing’.

-          Semua partisipan benar2 ‘terhitung’, tidak bisa mangkir dan selalu ‘berjalan dalam track dan aturan’.

Solusi2 program ini sangat nyata dengan masing2 bisa langsung meng-efisien-kan tentang apaun! Dari gambar yang paperless, dari perusahaan yang terlalu ‘gemuk’ ( bisa terpangkas untuk pegawai administrasi proyek ), bisa langsung mengambil gambar / foto jika ada permasalahan di lapangan, langsung mencari gambar dan langsung merevisinya dan melaporkn ke atasan masing2. Dan yang terakhir, hasil laporannya langsung di file dan semuanya sesuai dengan tanggal dan waktu yang akurat! Wah wah wah …..

-         Capture

Semuanya jelas dan tidak bisa dihapu! Semuanya sesuai dan pertanggung-jawabannya sesai dengan masing2 personal. Tidak bisa salig menyalahkan dan tidak bisa saling menuduh, jika ada masalah di lapangan yang ‘krusial’.

-         Control

Kesalahan di minimalisir, identifikasi ‘bottlenecks’ serta solusi keputusan yang jelas!

-         Complexity

Proses dan persetujuan ( approval ) harus sangat cepat untuk mega2 proyek konstruksi. Dan biasanya akan mengambil banyak permasalahan. Jika menggunakan program ini, ke-kompleks-an pekerjaan ini terminimalisir, dan semuanya ( sekali lagi ) hanya terfokus dari sebuah selular phone yang terhubung dengan internet!

*Masalahnya sekarang, internet di Jakarta terlalu dan selalu leleeeeeeetttttt ……..

Profil | Tulisan Lainnya